In diesem Blog teile ich mit dir drei Tipps für deine sauber Buchhaltung.
Ich, Jana bin dipl. Wirtschaftsprüferin und habe langjährige Erfahrung im Bereich Rechnungswesen. Meine Stärken liegen im Bereich Finanzen, Steuern, rechtliche Aspekte und Women Empowerment. Deshalb gebe ich meine Tipps und mein Expertinnenwissen sehr gerne weiter.
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Meine 3 Tipps für die Buchhaltung einer Einzelfirma
1. Belegablage
Entscheide dich am Anfang, ob du deine Buchhaltung via Papier, in einem sauberen Ordner mit verschiedene Register führen möchtest oder auf dem Server oder in einem Cloud Ordner. Es gibt da auch kein Richtig und kein Falsch. Ich kenne so viele Personen die sagen, dass sie es auf Papier brauchen, weil es so für sie einfacher ist.
Buchhaltung auf Papier:
Dann empfehle ich dir, dass du dir einen schönen Ordner machst mit diversen Registern drin. Ich würde da z.B. Monatsregister nehmen und immer dann, wenn du eine Einnahme hast, legst du es bei den Einnahmen z.B. im Januar ab und wenn du eine Ausgabe hast dann legst du das bei den Ausgaben ab unter dem entsprechenden Monat.
Im Online-Kurs erkläre ich ausführlich, dass bei einer Milchbüchleinrechnung das Zahlungsdatum entscheidend ist. Deshalb, wenn du die vereinfachte Buchhaltung machst, kannst du wenn du etwas im Mai bezahlst das auch im Mai ablegen.
Wenn du deine Buchhaltung auf Papier machst, würde ich dir empfehlen für jedes Jahr einen neuen Ordner zu machen. Hast du natürlich viele Buchungen, dann hast du wahrscheinlich auch mehrere Ordner. Aber vielleicht reicht dir am Anfang ein Ordner mit Einnahmen, Ausgaben und je einem Monatsregister.
Mach es dir wirklich ganz schön. Ein Ordner in deiner Lieblingsfarbe mit schönen farbigen Registern damit du so richtig Lust hast den Ordner jeden Tag oder jeden zweiten Tag hervor zu holen.
Schaue wirklich dass der Ordner nicht verschlossen irgendwo in einer Schublade ist. Sondern offen in einem Regal oder am besten bei deinem Schreibtisch liegt. Du musst ja ab jetzt bei jeder Ausgabe oder Einnahme den Beleg ablegen, deshalb schau, dass der Ordner griffbereit ist.
Digitale Buchhaltung:
Du hast aber auch die andere Option, das ganze digital zu machen. Ich erkläre dir kurz wie ich das mache. Auf der Cloud habe ich zwei Ordner, einer für die Einnahmen und einer für die Ausgaben. Auch da immer pro Jahr. In diesen Ordner mache ich dann auch jeweils zwölf Ordner für jeden Monat einen.
Immer wenn ich eine Rechnung stelle, lege ich diese dann ab und sobald ich sie verbucht habe, bez. meine liebe Assistentin Céline, wird der Beleg dann abgelegt. Sobald er abgelegt ist in diesem Ordner, dann weiss ich, dass diese Einnahme verbucht ist. Das gleiche gilt auch für die Ausgaben. Wenn ich z.B. auf die Post gehe oder etwas für meine Yoga Retreats kaufe, scanne ich gleich die Quittung ab. Entweder nutze ich da den Fotoscanner von meinem Handy oder ich nutze Adobe Scan. Dann scanne ich die Quittung und lade sie dann auf den Cloud Ordner hoch, an den Ort indem alle ungebuchten Quittungen sind. Sobald sie von Céline oder mir verbucht sind, kommen sie dann wieder in den Ausgaben Ordner.
Kleine Bemerkung am Rande:
Wenn du wie ich die Cloud nutzt, dann speichere die Daten immer wieder auf einer externen Festplatte. Es gibt da verschiedene Leitfäden und eigentlich ist die Ablage auf einer Cloud, nicht final denn man kann sie ja immer wieder abändern. Wenn du sie aber einmal auf einer externen Festplatte ablegst, ist sie final. Das heisst sobald du deine Buchhaltung abschliesst, mein Tipp, dann immer auf eine externe Festplatte ablegen. Auch als Sicherung für dich, da du ja immer gewährleisten musst, dass deine Daten sicher für die nächsten 10 Jahre abrufbar sind.
Das ist das wichtigste was du zu Punkt 1 wissen musst. Entscheide dich wirklich von Anfang an, ob du deine Buchhaltung elektronisch oder auf Papier machst.
Wenn du es z.B. auf Papier machst und AHV pflichtig bist, bekommst du auch die AHV Rechnungen, dann hast du irgendwann eine Mitarbeiterin eingestellt und hast Arbeitsverträge und so weiter. Auch da würde ich dir empfehlen, dich am Anfang zu entscheiden, ob du deine Verträge elektronisch oder in einem Ordner auf Papier ablegst.
Ich z.B. habe alle meine Unterlagen von meiner Mitarbeiterin und die Policen abgescannt und auf dem Sever abgelegt. Natürlich habe ich die Unterlagen, auf welchen meine Unterschrift drauf sein muss oder die von einer anderen Person, wie z.B. bei einem Arbeitsvertrag, separat in einem Ordner abgelegt. Ich habe keine elektronische Unterschrift. Das heisst gültig ist wirklich die Unterschrift, die von Hand getätigt wurde und nicht eine Version, bei der ich meine Unterschrift abfotografiere und einbette, die wäre dann nicht gültig. In der Schweiz braucht es eine zertifizierte elektronische Unterschrift, nur diese wäre gültig.
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2. Geschäftskonto
Führe so schnell wie möglich ein Geschäftskonto oder ein separates Konto, was du für deine Selbständigkeit verwendest. Ganz viele Selbständige starten am Anfang ohne ein Geschäftskonto, was denke ich normal ist. Ich habe auch so gestartet. Sobald du aber sehr viele Buchungen hast, kann es sehr unübersichtlich werden in deiner Buchhaltung. Du kannst die „Milchbüchleinrechnung“ gar nicht wirklich abstimmen, da du auf deinem Privatkonto noch viele andere Buchungen hast. Je nach dem kann es sogar sein, dass irgendwann ab einer gewissen Grösse auch die Steuerverwaltung sagt, dass du ein Geschäftskonto brauchst.
Deshalb rate ich dir, sobald du einen guten Zeitpunkt hast ein Geschäftskonto oder eben ein separates Konto für dein Business zu eröffnen. Entscheide dich da bewusst für einen Zeitraum, z.B. auf den 1. Januar oder auf den 1. Juli so weist du, dass das erste halbe Jahr über das Privatkonto lief und das zweite über das Geschäftskonto. Es macht Sinn, dass du da einen sauberen Schnitt hast.
Ich greife auf eine Frage zurück, die uns im Co-Working-Zoom gestellt wurde. Die Frage war: «Wie ist denn der Übergang? Also wenn ich z.B. auf 1. Juli ein Geschäftskonto eröffne und was mache ich dann davor? Wie übernehme ich alles auf das Geschäftskonto?»
Eigentlich entsteht da keine Übernahme. Denn bei der vereinfachten Buchhaltung brauchst du für jedes Geschäftskonto eine separate vereinfachte Buchhaltung. Deshalb entsteht auch keine Übernahme. Du startest bei einem neuen Geschäftskonto bei punkt null. Sobald du die ersten Einnahmen oder Ausgaben hast buchst du das über das Geschäftskonto ab und das andere bleibt auf dem Privatkonto. Für diese beiden Konto brauchst du dann jeweils eine separate vereinfachte Buchhaltung.
Beim Geschäftskonto gibt es keine Richtlinie ab welchem Zeitpunkt ein Konto eröffnet werden muss. Grundsätzlich ist es nicht gestattet, ein privates Konto für geschäftliche Zwecke zu nutzen. Deshalb gilt eigentlich sobald du raus aus der Hobby Szene bist, dass du ein Geschäftskonto eröffnest. Viele Banken sagen, dass auch ein normales privates Bankkonto genutzt werden kann. Wenn du das OK so von deiner Bank hast, ist das in Ordnung. Aber wichtig ist, dass es ein separates Konto für deine Selbständigkeit ist. So vermischst du nicht privates mit geschäftlichem.
Bist du übrigens Teil von unserem Online Kurs (Teil-) Selbständig, aber richtig! so findest du ein ganzes Kapitel zum Geschäftskonto. Du findest da auch alle Infos zu den Kosten, denn ein Geschäftskonto bringt schon mehr Kosten als ein Privatkonto.
Für eine saubere Buchhaltung brauchst du ein Geschäftskonto. Ein Geschäftskonto erleichtert dir so vieles.
- Du hast alles an einem Ort
- Du kannst zu jederzeit rein gehen
- Du siehst deine totalen Einnahmen und Ausgaben
- Du siehst den Saldo
Ein Geschäftskonto, auch wenn es indem Sinne mehr Kosten als ein Privatkonto bringt, bietet dir einfach im Vergleich zu einem Privatkonto einfach viel mehr Vorteile und es ist viel sauberer und übersichtlicher.
3. Saubere Referenzierung
Beim dritten und letzten Punkt geht es um eine saubere Referenzierung. Referenzierung ist eines meiner liebsten Wörter.
Worum geht es bei der Referenzierung?
Bei der Referenzierung meint man eigentlich das Anschreiben von Quittungen, Rechnungen und Belegen und dass man dann am Schluss den Beleg wieder in deiner Buchhaltung findet. Ich gehe jetzt nicht im Detail darauf ein, was die gesetzlichen Vorschriften sind, das würde den Rahmen dieses Blogposts sprengen. Wenn dich das jedoch weiter interessiert findest du mehr dazu in unserem Online-Kurs.
Schaue wirklich, dass alles sauber angeschrieben ist. Dass wirklich jeder Beleg, jede Quittung und jede Einnahmen gefunden wird. So dass auch du alles sauber nach der Belegnummer oder nach dem Zahlungsdatum ordnest. Denn für dich ist das unglaublich wichtig für den Jahresabschluss, um zu kontrollieren, ob du alle Belege hast und aber auch wenn du vielleicht nächstes Jahr oder über nächstes Jahr in die Kontrolle kommst. Das kann auch sein, dass das rückwirkend erfolgt.
Deshalb mein Tipp an dich, schaue das du von Anfang an alles sauber gliederst, damit alles gefunden werden kann, dass die Referenzierung einfach passt. Das haben die Prüfer sehr gerne, egal ob von der Steuerverwaltung oder die Wirtschaftsprüfer.
Zusammenfassung von – 3 Tipps für eine saubere Buchhaltung als Einzelfirma
- Entscheide dich von Anfang an, ob du alles digital oder in einem physischen Ordner ablegen möchtest.
- Für eine saubere Buchhaltung brauchst du ein Geschäftskonto. Denn ein Geschäftskonto erleichtert dir so vieles.
- Schaue, dass du alle Belege hast. Entscheide dich für eine saubere Referenzierung. Damit wenn du in die Kontrolle kommst, alle Belege vorhanden sind und genau verstanden wird, wie dein System aufgebaut ist und das die gesetzlichen Grundlagen eingehalten sind.
Auf Instagram findest du alle unsere Tipps und Tricks zum Thema Selbständigkeit von Frauen für Frauen in der Schweiz. Folge uns deshalb unbedingt auch da um nichts zu verpassen.
Ich heiße Jana und bin dipl. Wirtschaftsprüferin, habe langjährige Erfahrung im Bereich Rechnungswesen und bin seit Juni 2022 Vollzeit selbständig. Meine Stärken liegen im Bereich Finanzen, Steuern, rechtliche Aspekte und Women Empowerment.
